HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI ADSUN GX832PC
1. Thiết lập cuộc gọi:
1.1 Gọi nội bộ:
Lưu ý: Số nội bộ ban đầu sau khi xuất xưởng được nhà sản xuất mặc định từ số 101 đến 132 ứng với Jack 01 đến Jack 32
Trong đó: Jack là vị trí vật lý mà máy nội bộ đấu nối vào tổng đài được đánh số theo thứ tự JACK 01, JACK 02, … JACK32.
Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn số điện thoại nội bộ -- > Chờ máy được gọi trả lời
Nếu nghe tín hiệu báo bận thì máy được gọi đang bận, gác máy chờ gọi lại sau.
1.2 Gọi ra ngoài trung kế:
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn số 0 (hoặc số 9) -- > Nghe tín hiệu mời quay số trung kế -- > Nhấn số điện thoại bên ngoài
- Lưu ý:
+ Nếu nghe tín hiệu báo bận nội bộ khi nhấn số 0 (hoặc số 9) thì trung kế đã bị chiếm hết, gác máy gọi lại sau
+ Nếu nghe tín hiệu báo bận trung kế khi nhấn số ngoài trung kế thì máy được gọi đang bận, gác máy gọi lại sau
1.3 Chế độ chiếm trung kế trực tiếp:
Nếu một máy nội bộ được trình chiếm trung kế trực tiếp thì khi nhấc máy, tổng đài sẽ tự động kết nối máy nội bộ đó ra trung kế mà không cần phải nhấn số chiếm ra trung kế (số 0 hoặc 9).
Để thiết lập cuộc gọi trong chế độ chiếm trung kế trực tiếp ta thực hiện như sau:
a. Gọi ra ngoài trung kế:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -- > Nhấn số điện thoại cần gọi -- > Chờ máy được gọi trả lời
b. Gọi nội bộ:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -- > Nhấn # -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn số điện thoại nội bộ -- > Chờ máy được gọi trả lời
2. Nhận cuộc gọi
2.1 Nhận cuộc gọi nội bộ:
Khi nghe tín hiệu chuông nội bộ (hồi chuông ngắn), chúng ta ngầm hiểu là có số nội bộ khác gọi tới
Thao tác:
Nghe tín hiệu chuông nội bộ -- > Nhấc máy và đàm thoại
2.2 Nhận cuộc gọi từ ngoài vào:
Khi nghe tín hiệu chuông từ trung kế (hồi chuông dài phân biệt với hồi chuông ngắn nội bộ), ta ngầm hiểu là có cuộc gọi từ trung kế vào
Thao tác:
Nghe tín hiệu chuông trung kế -- > Nhấc máy và đàm thoại
3. Chuyển cuộc gọi:
Khi một máy nội bộ nhận cuộc gọi từ ngoài vào, nếu được yêu cầu chuyển cuộc gọi cho máy nội bộ khác ta thực hiện như sau:
Thao tác:
Đang đàm thoại với người ngoài trung kế -- > Nhấn Flash (hoặc nhấp Hookswitch) -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn số nội bộ cần chuyển -- > Thông báo cho máy nội bộ
Lưu ý:
- Sau khi nhấn số máy nội bộ cần chuyển, bạn có thể gác máy ngay hoặc chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy. Hãy thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển rồi gác máy.
- Nếu bạn gác máy ngay thì khi máy nội bộ bên kia nhấc máy, cuộc gọi sẽ được kết nối với máy ngoài.
- Nếu bạn chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy và thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển đến thì chỉ khi nào bạn gác máy cuộc gọi mới được kết nối.
- Trong khi bạn thực hiện chuyển cuộc gọi thì máy bên ngoài sẽ nghe nhạc chờ
- Khi nhấn số nội bộ cần chuyển mà nghe tín hiệu báo bận hoặc nhấn sai số thì thực hiện lấy lại cuộc gọi.
4. Lấy lại cuộc gọi đã chuyển
Khi chuyển cuộc gọi từ bên ngoài đến một máy nội bộ mà không có người nhấc máy, hoặc nhấn sai số máy nội bộ cần chuyển, bạn có thể lấy lại cuộc gọi đã chuyển.
- Nếu chưa gác máy xuống:
Thao tác:
Nhấn Flash (hoặc nhấn Hookswitch) -- > Thông báo với máy bên ngoài
- Nếu đã gác máy xuống:
Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn * 41 + số máy nội bộ đã chuyển
5. Rước cuộc gọi:
Cho phép một máy nội bộ bất kỳ nhận cuộc gọi cho máy nội bộ khác (cả cuộc gọi nội bộ hoặc từ trung kế vào)
Có 2 cách rước:
- Rước không chỉ định máy nội bộ
Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn * 40
- Rước có chỉ định máy nội bộ
Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn * 41 + số máy nội bộ cần rước
Ví dụ: Giả sử bạn làm việc ở phòng Kinh doanh (EXT101), trong lúc bạn sang phòng kế toán (EXT102) thì máy EXT101 đổ chuông nhưng không có ai nhấc máy. Bạn có hể mượn máy EXT102 (nơi bạn đang có mặt) để nhận cuộc gọi này bằng cách nhấn *41101
6. Tự động gọi lại khi cuộc gọi bận
6.1 Cuộc gọi nội bộ:
Khi máy nội bộ thực hiện cuộc gọi nội bộ mà nghe tín hiệu báo bận có nghĩa là máy được gọi đang bận. Hệ thống sẽ tự động gọi lại khi máy được gọi đó hết bận nếu ta thực hiện thao tác sau:
Nghe tín hiệu báo bận nội bộ -- > Nhấn số 6 -- > Nghe tín hiệu xác nhận -- > Gác máy
- Khi máy được gọi hết bận, máy của ta sẽ đổ 4 hồi chuông để thông báo
- Tín hiệu chuông thông báo là 4 hồi chuông ngắn, khác với tín hiệu chuông nội bộ và tín hiệu chuông khi có cuộc gọi vào trung kế.
- Lúc máy đang đổ chuông báo mà ta nhấc máy lên, máy được gọi sẽ tự động đổ chuông mà không cần nhấn số nội bộ cần gọi, máy của ta nghe tín hiệu hội âm chuông, chờ nhấc máy đàm thoại
- Nếu nhấc máy sau khi đã hết chuông thì phải nhấn số nội bộ cần gọi
6.2 Cuộc gọi ra ngoài:
Khi máy nội bộ nhấn số chiếm ra trung kế (số 0 hoặc 9) mà nghe tín hiệu báo bận nội bộ có nghĩa là tất cả các trung kế đang bận. Hệ thống sẽ tự động gọi lại khi có một trung kế được giải tỏa nếu ta thực hiện thao tác sau:
Nghe tín hiệu báo bận nội bộ -- > Nhấn số 6 -- > Nghe tín hiệu xác nhận -- > Gác máy
- Khi trung kế được giải tỏa, máy của ta sẽ đổ 4 hồi chuông để thông báo
- Tín hiệu chuông thông báo là 4 hồi chuông ngắn, khác với tín hiệu chuông nội bộ và tín hiệu chuông khi có cuộc gọi vào trung kế.
- Lúc máy đang đổ chuông thông báo mà ta nhấc máy lên, hệ thống tự động kết nối máy của ta với trung kế, ta sẽ nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế và chỉ cầm nhấn số cần gọi mà không cần nhấn số chiếm ra trung kế (số 0 hoặc 9)
- Nếu nhấc máy sau khi đã hết hồi chuông thì phải nhấn số 0 (hoặc số 9) để chiếm trung kế gọi ra ngoài.
- Với các máy nội bộ bị cấm gọi ra ngoài trên tất cả các trung kế thì không sử dụng được dịch vụ này.
7. Thông báo có cuộc gọi từ trung kế vào
Khi có cuộc gọi từ trung kế vào, nếu máy nội bộ được chỉ định đổ chuông đang bận đàm thoại với một máy nội bộ khác, thì máy đó sẽ nghe tín hiệu nhác tút tút, tút tút… thông báo có cuộc gọi từ ngoài vào, ta có thể kết thúc cuộc gọi nội bộ và gác máy để nhận cuộc gọi từ ngoài vào.
Thao tác:
Nghe tút tút, tút tút… -- > Thông báo với người đang đàm thoại và gác máy -- > Nghe đổ chuông từ trung kế -- > Nhấc máy đàm thoại
8. Kiểm tra chuông
Khi gọi đến một máy nội bộ nào đó mà không nghe đổ chuông, có thể xảy ra các trường hợp sau:
+ Phần chuông của máy điện thoại bị hư hoặc công tắc chuông (Ringer) đang ở vị trí “OFF”, tiến hành chuyển về “ON”
+ Phần chuông của tổng đài bị hư
Để xác định lỗi do đâu ta thực hiện việc kiểm tra chuông như sau:
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn # 13 -- > Nghe tín hiệu báo bận -- > Gác máy, nghe đổ chuông
- Lưu ý:
Nếu gác máy mà điện thoại không đổ chuông thì nên thay thế bằng một điện thoại tốt khác. Nếu sau khi thay máy điện thoại mà nghe đổ chuông thì do điện thoại hư, còn không đổ chuông thì do phần chuông của tổng đài đang gặp sự cố.
9. Đàm thoại hội nghị
Tổng đài cho phép đàm thoại tay ba giữa hai máy nhánh và một máy ngoài trung kế.
- Thao tác:
Đang đàm thoại với người ngoài trung kế -- > Nhấn Flash (hoặc nhấp Hookswitch) -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn số máy nội bộ của người thứ 3 -- > Đàm thoại với người thứ ba -- > Nhấn Flash (hoặc nhấp Hookswitch) và nhấn tiếp số 3
- Lưu ý:
+ Khi nhấn số máy nội bộ, nếu nghe tín hiệu báo bận thì máy nội bộ bên kia đang bận, nhấn Flash (hoặc nhấp Hookswitch) lần nữa để lấy lại cuộc gọi và thông báo cho người ngoài trung kế biết.
+ Nếu máy nội bộ được gọi không muốn đàm thoại hội nghị tay ba thì nhấn Flash (hoặc nhấp Hookswitch) để lấy lại cuộc gọi và thông báo tình hình.
+ Khi đang đàm thoại hội nghẹ tay ba, nếu một trong hai máy nhánh gác máy thì cuộc đàm thoại vẫn được tín hành giữa máy ngoài trung kế và máy nhánh còn lại.
10. Dịch vụ đổ chuông nhờ (Call Forward)
Dịch vụ này cho phép bạn nhờ máy nội bộ khác nhận chuông giùm khi đi vắng.
10.1 Thiết lập dịch vụ:
Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn *71 và số máy nội bộ muốn Forward -- > Nghe tín hiệu xác nhận -- > Gác máy
Ví dụ: Bạn là người trực tổng đài (máy 101) có nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các cuộc gọi từ bên ngoài vào, nhưng vì lý do đột xuất bạn phải đi vắng, bạn có thể nhờ phòng bảo vệ (mấy 103) tiếp nhận các cuộc gọi vào trong lúc bạn đi vắng. Bạn thao tác như sau:
- Nhấc máy nhấn *71 103
- Nghe tín hiệu xác nhận
- Gác máy
Như vậy tất cả các cuộc gọi đến máy 101 (kể cả những cuộc gọi từ ngoài vào) đều đổ chuông ở máy 103
Tổng đài chỉ cho phép đổ chuông nhờ 1 cấp. Chẳng hạn máy 101 nhờ máy 103 đổ chuông, máy 103 nhờ máy 104 đổ chuông, Khi có cuộc gọi tới máy 101 thì tổng đài tiến hành đổ chuông máy 103 chứ không phải máy 104. Khi cuộc gọi tới máy 103 thì tổng đài tiến hành đổ chuông máy 104.
10.2 Hủy bỏ dịch vụ:
Khi sử dụng dịch vụ Call Forward bạn phải luôn nhớ lấy lại quyền nhận chuông ngay khi có thể.
Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn *70 -- > Nghe tín hiệu xac nhận -- > Gác máy
Ví dụ:
Máy 101 nhờ máy 103 nhận chuông, để hủy bỏ bạn thực hiện:
Nhấc máy 101, nhấn *70, gác máy
Tính năng này bị hủy bỏ khi tổng đài bị mất điện
11. Chuyển chế độ ngày / đêm:
Tổng đài cho phép chuyển chế độ ngày và đêm bằng bàn phím điện thoại
Thao tác:
+ Để chuyển sang Mode ngày: nhấc máy nhánh Jack 01 nhấn # 1 8
+ Để chuyển sang Mode đêm: nhấc máy nhánh Jack 01 nhấn # 1 9
- Lưu ý:
+ Tổng đài phải được lập trình: có sử dụng mode ngày / đêm
+ Thao tác này chỉ được thực hiện trên máy nhánh Jack 01
12. Lựa chọn trung kế gọi ra ngoài:
Tất cả các máy nhánh (được phép gọi ra ngoài) đều có quyền chọn trung kế để gọi ra ngoài.
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn * 8 X -- > Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -- > Nhấn số điện thoại bên ngoài cần gọi
Trong đó: X là số trung kế, X=1: trung kế số 1; X=2: trung kế số 2; X=3: trung kế số 3;… X=8: trung kế số 8
- Lưu ý: Khi chọn trung kế muốn gọi ra ngoài nếu nghe tín hiệu báo bận tức trung kế đó đang bận hãy chọn trung kế khác hay gác máy và gọi lại sau.
13. Gọi ra ngoài bằng Account Code (mã số cá nhân dành cho người dùng)
Tổng đài cho phép lập 50 mã số cá nhân dùng cho người dùng, nội dung các mã số được lập trình trong tổng đài, người sử dụng điện thoại được cấp mã account có thể gọi ra ngoài từ bất kỳ máy nhánh nào bằng mã account được cấp ngay cả khi máy nhánh đó bị cấm gọi ra ngoài. Những người sử dụng điện thoại không được cấp mã account không gọi được ra ngoài từ các máy cấm gọi ra, chỉ được phép gọi nội bộ. Nội dung các mã account có thể thay đổi khi cần thiết, cách gọi bằng mã account như sau:
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn * 49 + mã account -- > Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -- > Nhấn số điện thoại bên ngoài cần gọi
- Lưu ý:
+ Khi máy nhánh không được cấp mã account nhưng không bị cấm gọi ra ngoài thì vẫn có thể gọi ra ngoài mà không cần account code.
+ Khi gọi bằng account máy nhánh không sử dụng được dịch vụ chọn trung kế gọi ra ngoài được (tổng đài thấy trung kế nào rỗi thì cho phép gọi ra bằng trung kế đó)
+ Khi bấm mã account mà nghe báo bận thì có hai trường hợp xảy ra: một là tất cả trung kế đều bận, hai là bấm mã account không đúng.
+ Sau khi bấm mã account ngừi sử dụng sẽ nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế và chỉ nhấn tiếp số điện thoại bên ngoài cần gọi (không nhấn thêm số 0 hoặc số 9)
14. Kiểm tra số máy nhánh:
Do nhu cầu thực thực tế các số máy nhánh đã được thay đổi không giống với mặc định ban đầu của nhà sản xuất, do đó sẽ gặp khó khăn trong công việc quản lý vận hành tổng đài. Tổng đài cung cấp dịch vụ rất tiện ích để giúp người quản lý tổng đài xác định số máy nhánh hiện tại và vị trí của jack line của một máy nhánh bất kỳ.
Trên mặt trước của tổng đài một LED 7 đoạn để hiển thị, mỗi trạng thái hiển thị được một chữ số. Do đó muốn hiển thị số nội bộ (3 chữ số) LED7 đoan phải hiển thị 3 trạng thái:
- Hiển thị số thứ nhất
- 1 giây sau, hiển thị số thứ hai
- 1 giấy sau, hiển thị số thứ ba
Muốn hiện thị Jack (2 chữ số) LED7 đoạn phải hiện thị 2 trạng thái:
- Hiển thị số thứ nhất
- 1 giây sau, hiển thị số thứ hai
Nếu LED7 đoạn đã hiển thị đủ các chữ số của số nội bộ (hoặc số Jack) mà ta chưa gác máy thì sau 3 giây tổng đài sẽ hiện thị lại số nội bộ (hoặc số jack) đó.
Có thể thực hiện dịch vụ này ở bất kỳ máy nhánh nào. Có thể thực hiện hai thao tác:
14.1 Biết vị trí jack line tìm số hiện hành của máy nhánh:
Nhấc máy -- > Nhấn * 11 XX
Trong đó: XX là vị trí Jack line (từ 01 đến 32)
14.2 Biết số hiện hành của máy nhánh tìm vị trí jack line:
Nhấc máy -- > Nhấn * 12 XXX
Trong đó: XXX là số nội bộ của máy nhánh là số có 3 chữ số từ 100 đến 999
14.3 Không biết vị trí Jack line và số nội bộ tìm số nội bộ:
Nhấc máy nội bộ -- > Nhấn * 10
Có một máy nội bộ đang hoạt động mà ta không biết số nội bộ của nó và cũng không biết máy này được cắm vào Jack nào trên tổng đài. Ta có thể tìn được số nội bộ của nó bằng cách: Nhấc máy nội bộ đó lên nhấn *10. Lúc đó trên màn hình hiển thị số nội bộ của máy nội bộ đó.
