Hướng dẫn sử dụng tổng đài điện thoại Adsun FX208PC

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI ADSUN FX208PC

1. Thiết lập cuộc gọi
a. Gọi nội bộ:
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn số điện thoại -- > Chờ máy được gọi trả lời
- Lưu ý: Nếu nghe tín hiệu báo bận thì máy được gọi đang bận. Hãy gác máy và gọi lại vào lúc khác.
b. Gọi ra ngoài trung kế:
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn số 0 (hoặc số 9) -- > Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -- > Nhấn số cần gọi
- Lưu ý:
+ Nếu nghe tín hiệu báo bận khi nhấn số 0 (hoặc số 9) tức là trung kế đang bị chiếm. Hãy gác máy và gọi lại vào lúc khác.
+ Nếu nghe tín hiệu báo bận khi đã nhấn đúng số cần gọi tức là máy được gọi đang bận. Hãy gác máy và gọi và lúc khác
c. Chọn trung kế gọi ra ngoài (chỉ có ở tổng đài FX208PC)
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn * # m -- > Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -- > Nhấn số cần gọi
Trong đó:  m=1: Chọn trung kế 1 gọi ra ngoài
                 m=2: Chọn trung kế 2 gọi ra ngoài
- Lưu ý:
+ Sau khi chọn đường line gọi ra ngoài mà nghe báo bận tứ là đường line đó đang bận. Hãy chọn lại đường line khác hay gác máy và gọi lại vào lúc khác.
+ Các máy  nhánh bị cấm gọi ra ngoài không thực hiện được chức năng này

2. Nhận cuộc gọi
a. Nhân cuộc gọi nội bộ
Khi nghe tín hiệu chuông nội bộ (từng hồi chuông ngắn), chúng ta ngầm hiểu là có máy nhánh gọi tới.
- Thao tác:
Nghe tín hiệu chuông nội bộ -- > Nhấc máy và đàm thoại
b. Nhận cuộc gọi từ trung kế
Khi nghe tín hiệu chuông từ trung kế (hồi chuông dài hơn), ta ngầm hiểu là có cuộc gọi từ trung kế vào
- Thao tác:
Nghe tín hiệu chuông nội bộ -- > Nhấc máy và đàm thoại
 
3. Chuyển cuộc gọi:
Khi một máy đang đàm thoại với máy bên ngoài, nếu muốn chuyển cuộc gọi này cho một máy nhánh khác ta thực hiện như sau:
Nhấn # # -- > Nghe tín hiệu quay số nội bộ -- > Nhấn số nội bộ cần chuyển
Lưu ý:
- Sau khi nhấn số máy nội bộ cần chuyển, bạn có thể gác máy ngay hoặc chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy, hãy thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển đến rồi gác máy.
- Nếu bạn gác máy ngay thì khi máy nội bộ bên kia nhác máy, cuộc gọi sẽ được kết nối với máy bên ngoài.
- Nếu bạn chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy và thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển đến thì chỉ khi nào bạn gác máy cuộc gọi mới được kết nối. Trong lúc bạn thực hiện chuyển cuộc gọi thì người bên ngoài sẽ nghe nhạc chờ.
- Khi nhấn số máy nhánh cần chuyển mà nghe tín hiệu báo bận hoặc nhấn sai số thì thực hiện lấy lại cuộc gọi (xem phần 4).
 
4. Lấy lại cuộc gọi đã chuyển
Khi chuyển cuộc gọi đến một máy nhánh mà không có người nhấc máy, hoặc nhấn sai số máy cần chuyển, có thể lấy lại cuộc gọi đã chuyển.
- Nếu chưa gác máy xuống:
Nhấn # # -- > Thông báo với máy bên ngoài
- Nếu đã gác máy xuống:
Nhấc máy -- > Nhấn * * để lấy lại cuộc gọi
 
5. Rước cuộc gọi:
Ví dụ: Giả sử bạn làm việc ở phòng kinh doanh (máy số 1), trong lúc bạn sang phòng kế toán (máy số 2) thì có cuộc gọi từ bên ngoài vào và máy số 1 đang đổ chuông nhưng không có ai nhấc máy. Bạn có thể mượn máy số 2 (nơi bạn đang có mặt) để nhận cuộc gọi ở máy số 1.
Thao tác:
Nhấc máy nhánh bất kỳ -- > Nhấn **
 
6. Thông báo có cuộc gọi từ trung kế vào
Khi có cuộc gọi từ trung kế vào, nếu máy nhánh được chỉ định đổ chuông đang bận đàm thoại nội bộ với một máy nhánh khác thì sẽ nghe tín hiệu nhắc tút tút, tút tút…, thông báo có cuộc gọi từ ngoài vào.
- Thao tác:
Đang đàm thoại nội bộ, nghe âm thanh tút tút… -- > Thông báo với người đang đàm thoại và gác máy -- > Nghe đổ chuông từ trung kế -- > Nhấc máy đàm thoại
- Lưu ý:
Máy nhánh được chỉ định nhận chuông bên ngoài, khi đang đàm thoại nội bộ mà nghe âm thanh tút tút hãy nhanh chóng kết thúc đàm thoại nội bộ, gác máy xuống để nhận cuộc gọi từ bên ngoài vào.
 
7. Kiểm tra chuông:
Khi gọi đến một máy nội bộ nào đó mà không nghe đổ chuông, có thể xảy ra các trường hợp sau:
+ Phần chuông của máy điện thoại bị hư hoặc công tắc chuông (Ringer) đang ở vị trí “OFF”, tiến hành chuyển về “ON”
+ Phần chuông của tổng đài bị hư
Để xác định lỗi do đâu ta thực hiện việc kiểm tra chuông như sau:
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn # 3 -- > Nghe tín hiệu báo bận -- > Gác máy, nghe đổ chuông
- Lưu ý:
Nếu gác máy mà điện thoại không đổ chuông thì nên thay thế bằng một điện thoại tốt khác. Nếu sau khi thay máy điện thoại mà nghe đổ chuông thì do điện thoại hư, còn không đổ chuông thì do phần chuông của tổng đài đang gặp sự cố.
 
8. Đàm thoại ba người:
Tổng đài cho phép đàm thoại tay ba giữa hai máy nhánh và một máy ngoài trung kế.
- Thao tác:
Đang đàm thoại với máy ngoài, muốn đàm thoại tay ba -- > Nhấn # # -- > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- > Nhấn số máy nhánh muốn đàm thoại tay ba -- > Nhấn # # để đàm thoại tay ba
- Lưu ý:
+ Khi nhấn số máy nội bộ, nếu nghe tín hiệu báo bận -- > máy nội bộ bên kia đang bận -- > nhấn # # lần nữa để lấy lại cuộc gọi và thông báo cho người ngoài trung kế biết.
+ Nếu máy nội bộ được gọi không muốn đàm thoại hội nghị tay ba thì nhấn # # để lấy lại cuộc gọi và thông báo tình hình.
+ Khi đang đàm thoại hội nghẹ tay ba, nếu một trong hai máy nhánh gác máy thì cuộc đàm thoại vẫn được tín hành giữa máy ngoài trung kế và máy nhánh còn lại.
 
9. Dịch vụ đổ chuông nhờ (Call Forward)
Người sử dụng có thể dùng dịch vụ này để nhờ một máy nhánh khác nhận tất cả các cuộc gọi đến máy của mình trong lúc đi vắng.
Ví dụ: Bạn là người trực tổng đài (máy nhánh số 1) có nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các cuộc gọi vào của khách hàng, nhưng vì lý do đột xuất bạn phải đi vắng. Bạn có thể nhờ phòng bảo vệ (máy số 3) tiếp nhận các cuộc gọi đến máy của bạn trong lúc đi vắng.
a. Thiết lập dịch vụ:
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nhấn # 5 và số máy nội bộ muốn Forward -- > Nghe tín hiệu báo bận -- > Gác máy
- Lưu ý:
+ Tổng đài chỉ cho phép Forward 1 cấp. Chẳng hạn máy 1 Forward cho máy 2, nếu máy 2 lại tiêp tục Forward cho máy ba thì khi có cuộc gọi tới máy 1 thì tổng đài sẽ tiến hành đổ chuông máy 2 chứ không phải máy 3; còn khi có cuộc gọi tới máy 2 thì tổng đài tiến hành đổ chuông máy 3.
+ Forward có tác dụng cho cả cuộc gọi nội bộ và gọi từ bên ngoài vào
+ Dịch vụ này không còn tác dụng khi mất điện
b. Hủy bỏ dịch vụ:
- Thao tác:
Nhấc máy -- > Nhấn # 4 -- > Nghe tín hiệu báo bận -- > Gác máy
Ví dụ: Trong ví dụ trên máy số 1 Forward cho máy số 2. Để khôi phục lại như cũ thao tác như sau:
Nhấc máy số 1, nhấn # 4, nghe báo bận nội bộ
- Lưu ý: Thao tác này là rất cần thiết nếu bạn có sử dụng dịch vụ này vì nếu quên thì bạn sẽ không được tất cả các cuộc gọi đến máy của mình.
 
10. Tính năng Disa (Chỉ có ở tổng đài FX208PC)
Cho phép người bên ngoài khi gọi vào tổng đài sẽ nghe được câu chào và lời hướng dẫn, nhấn tiếp số máy nhánh của các phòng ban muốn liên hệ.
Lưu ý:
- Đây là dịch vụ mở rộng không có sẵn trong tổng đài, nếu quý khách hàng có nhu cầu cần gắn thêm card Disa để ghi âm lời chào
- Tiến hành ghi âm lời chào: lựa người có chất giọng tốt, sử dụng máy điện thoại loại tốt âm thanh to rõ trung thực, việc ghi âm tiến hành trong phòng kín tránh tạp âm. Thời gian ghia am tối đa 20 giây
- Sau khoảng thời gian tối đa 20 giây người gọi vào không nhấn tiếp số máy nhánh thì tổng đài tự đổ chuông vào máy nhánh chỉ định nhận chuông.
- Người gọi bên ngoài vào có thể nhấn số máy nhánh cần gọi ngay khi đang có lời hướng dẫn mà không cần phải nghe hết câu.
- Khi người bên ngoài nhấn số máy không hợp lệ (số máy nhánh không tồn tại) hoặc nhấn đúng số máy nhánh nhưng máy nhánh này đang bạn thì sẽ nghe tín hiệu bao bận.
- Nếu người gọi vào đã nhấn đúng số máy nhánh nhưng không có người nhấc máy thì máy nhánh đó sẽ đổ 10 hồi chuông rồi ngắt.